לשלב האפיון של האתר יש השלכות רבות על סוגיות מהותיות הקשורות בהקמה ותפעול של האתר: מהי הטכנולוגיה שבה יעשה שימוש לצורך הקמת האתר?
עד כמה בעל האתר יוכל להמשיך ולתחזק את האתר בעצמו בעתיד? האם ניתן יהיה להרחיב בקלות את הפונקציונליות של האתר במקרה הצורך?
כמה קל יהיה לקדם את האתר במנועי החיפוש השונים?
מסמך אפיון – תיאום ציפיות בין הלקוח לגורמים הרלוונטיים
כאשר ניגשים לכתוב מסמך אפיון, מבצעים, למעשה, תיאום ציפיות בין כלל הגורמים המעורבים בפיתוח האתר:
הלקוח – שאצלו נמצאות הדרישות העסקיות, מפתח האתר – שמעוניין להבין איזו פונקציונליות עליו להטמיע באתר ובאיזו טכנולוגיה, המעצב – שתפקידו לוודא כי העיצוב של האתר משקף את החזון של בעל האתר ומשרת היטב את קהל היעד שלו, מקדם האתר – שתפקידו להבין שהאתר יכלול את הקטגוריות המרכזיות ויבנה על בסיס היררכיה נכונה, וגם מי שאחראי על הזנת התכנים לאתר – שירצה לוודא כי ממשק הטמעת התוכן נוח, ידידותי למשתמש, ומאפשר הזנה של תכנים רבים גם מראש, עוד טרם פרסומם.
האם שכחנו מישהו? כמובן. לקוח הקצה הוא הגורם שבסופו של דבר יושפע בצורה המשמעותית ביותר מן האפיון של האתר. היבטים שונים של חווית משתמש וניהול מסע הלקוח – חייבים להיות חלק אינטגרלי ובלתי נפרד מכתיבת מסמך האפיון.
אילו רכיבים צריך לכלול במסמך אפיון?
ראשית, נציין, כי אין פורמט אחד מחייב לביצוע שלב האפיון.
כל חברה המספקת שירותי תכנון ופיתוח אתרים יכולה לעשות שימוש בתבנית מסמך אפיון המתאימה לצרכיה ולתהליכי העבודה שלה.
עם זאת, מקובל יהיה לכלול במסמך אפיון של אתר גנרי, לכל הפחות את הרכיבים הבאים:
רכיבים כלליים
בחלק הזה של מסמך האפיון יציין בדרך כלל הלקוח פרטים כלליים אודות האתר: התחום שבו יפעל האתר, הנישה הספציפית שבה האתר יקח חלק,
הגודל המשוער של האתר (מספר הדפים שצפויים להיות כלולים באתר), מטרת האתר ועוד.
מדוע החלק הזה הוא בעל חשיבות? משום שפיתוח אתר חנות שיכיל מאות מוצרים ויחובר לשירותי סליקה מתקדמים אינו דומה לפיתוח אתר תדמית,
שמטרתו לשמש כתובת לבדיקת רקע עבור עסקאות שמתבצעות בכלל מחוץ לאתר.
כמו כן, אם האתר יפעל בתחום בו ישנה חשיבות לויזואליות מרשימה, חשוב יהיה להשקיע משאבים מתאימים בתחום העיצוב, בעוד שאם האתר יפעל בתחום מקצועי שבו מתפרסמים מאמרים איכותיים – ייתכן שהדגש יושם דווקא על תשתית ניהול התוכן.
קהל היעד
במסמך האפיון יציין בדרך כלל הלקוח מיהו קהל היעד של האתר.
קהל היעד של האתר יקבע במקרים רבים את הקו העיצובי המרכזי של האתר, ואת האופן שבו הוא מונגש לקהל הרחב. אם קהל היעד הוא ברובו קהל צעיר יהיה צורך בהטמעת קו עיצובי צעיר ומרענן. אם קהל היעד סובל ברובו מלקויות ראיה שונות, תהיה חשיבות גדולה (שממילא קיימת עוד לפני כן) להנגשת האתר בהתאם לתקנות הנגישות.
תמיכה בשפות שונות
במקרים מסוימים, האתר אמור יהיה לשרת קהל יעד במדינות שונות, אשר דובר בשפות שונות. במקרים כאלו, חשוב יהיה לכלול זאת במסמך האפיון, ובתוך כך, לציין גם האם מדובר בשילוב של שפות בהן הכתיבה מתבצעת בכיוונים מנוגדים.
בתוך כך, על הלקוח יהיה לבחור האם הוא מעוניין לעשות שימוש בשפה אוניברסלית אחת, או להטמיע רכיב תרגום שיאפשר למבקרים ממדינות שונות לצפות בתכנים של האתר, בהתאם למיקום ממנו הם גולשים.
לתמיכה בשפות שונות ישנה גם לא מעט השפעה על היכולת לקדם את האתר במנועי החיפוש השונים ולהתאים את עמודי האתר לתצוגה בדפי תוצאות החיפוש, עבור שאילתות המתבצעות בשפות שונות.
פונקציונליות
חלק מרכזי וחשוב במסמך האפיון צריך לכלול התייחסות לשירותים שאמור האתר לספק, או הפונקציונליות שיש להטמיע באתר.
בחלק הזה, יציין בדרך כלל הלקוח אילו יכולות אמורות להיות מאופשרות לגולשים המבקרים באתר: הורדה של קבצים וטפסים, השארת פרטי קשר, ביצוע סינונים מתקדמים של מוצרים, רכישה של מוצרים, התקשרות מול שירותי סליקה, צפיה במפות אינטראקטיביות, ניווט באמצעות מקלדת, חיפוש מתקדם אחר תכנים באתר ועוד ועוד.
חשוב מאוד שהפונקציונליות הנדרשת תוגדר היטב במסמך האפיון, על מנת שהמפתחים של האתר יוכלו לבחור בפלטפורמה המתאימה ביותר למימוש האתר. לעיתים, עצם הכתיבה של הפונקציונליות הנדרשת תדרוש מבעל האתר לבצע תעדוף נכון, ולהחליט איזו פונקצנליות היא קריטית מבחינתו, ולאיזו ישנה חשיבות מופחתת.
עיצוב
בחלק הזה של מסמך האפיון יתבקש הלקוח לפרט אילו סגנונות עיצוביים מועדפים עליו במיוחד, ומאילו אתרים הוא לוקח השראה. חשוב יהיה שהלקוח יספק תמונה של הלוגו של בית העסק, משום שלרוב צבעי האתר יתאימו לצבעי המותג המופיעים בלוגו.
לעיצוב יש חלק חשוב וקריטי ביותר בניסיון לשכנע גולשים לבצע התקשרות מול בית העסק שעומד מאחורי האתר. עיצוב רשמי יכול לייצר אמון, עיצוב שמח במיוחד יוכל לעודד רכישה של מוצרים או שירותים עבור נסיבות משמחות, ורכיבים שלא הסתיים העיצוב שלהם עלולים לגרום ללקוחות לבחור שלא להתקשר מול בית העסק, על אחת כמה וכמה אם מדובר באתר שפועל בתחום בו המוצרים הם יקרים במיוחד.
היררכית תוכן
במסמך האפיון יתבקש הלקוח לפרט גם מהם עולמות התוכן שירכיבו את האתר, ומה תהיה החלוקה לנושאים באתר. מקובל לבנות אתרים באמצעות עץ היררכי של תוכן, כך שהעמודים הכלליים נמצאים במעלה היררכיית התוכן ואילו העמודים המפורטים והנישתיים יופיעו רחוק יותר מעמוד הבית. בצורה כזו, קל יהיה לגולשים המגיעים לאתר לנווט בין דפי האתר השונים, ולמצוא את מבוקשם ביתר קלות.
דרכי יצירת קשר
חשוב יהיה שהלקוח יציין במסמך האפיון מהן הדרכים שבהן הוא מעוניין שלקוחות יצרו עימו קשר. בצורה כזו, יוכלו המפתחים של האתר לתכנן דפי נחיתה שישולבו באתר, טפסים להשארת פרטים, קישורים לעמוד הפייסבוק של המותג, כפתורים שיאפשרו יצירת שיחה מהירה בוואטסאפ עם מנהל המותג, פניה באמצעות המסנג'ר של פייסבוק, קישורים לשיחה טלפונית מהירה, הטמעת צ'אטבוט באתר ועוד ועוד.
לכל עסק מתאימים תהליכי עבודה אחרים. חלק מבעלי העסק היו מעוניינים לחזור לגולש אשר ביצע פניה במהירות האפשרית, כל עוד הוא חם ומעוניין בשירות. בתי עסק אחרים יעדיפו תהליך סדור יותר אשר פועל בתדירות נמוכה יותר. לכל תהליך כזה, יתאימו, כמובן, אמצעי יצירת קשר אחרים, שחשוב יהיה לקחת בחשבון בזמן כתיבת האפיון של האתר.
תהליכי העבודה התומכים בפעילות האתר
מפתח האתר צריך להבין היטב כיצד ישתלב תהליך העבודה בעסק המפעיל את האתר עם פעילות הגולשים. האם בית העסק יפעיל צ'אט אוטומטי שיאסוף לידים מלקוחות? האם יתבצע מעבר פעם ביום על כלל האימיילים שהשאירו לקוחות בעסק?
תהליך אפיון של אתר תדמית – דגשים חשובים
עד כה עסקנו בחשיבות של מסמך אפיון באופן כללי. כעת נרצה לעסוק בדגשים העיקריים שיש לתת עליהם את הדעת בעת כתיבת מסמך אפיון לאתר תדמית.
ראשית, ישנם כמובן סוגים שונים של אתרי תדמית, אולם ניתן יהיה לומר באופן כללי, כי מדובר באתרים פשוטים באופן יחסי, אשר אינם מכילים מורכבות כמו התקשרות מול שירותי סליקה, ניהול מלאי של מוצרים ועוד.
באתרים מסוג אתרי תדמית חשוב יהיה לשים דגש בעת כתיבת מסמך האפיון בעיקר על הצורך שמשרת האתר: אילו דרכי יצירת קשר ישולבו באתר? מהי מטרת האתר? האם על האתר לכלול תוכן רב, במטרה לשכנע לקוחות להתקשר מול בעל האתר? האם האתר הוא למעשה אתר פורטפוליו המכיל דוגמאות לאיכות העבודה של בעל האתר?
אם מטרת האתר היא בעיקר לשמש ככרטיס ביקור דיגיטלי משוכלל, חשוב יהיה שהאתר יאפשר לגולש המגיע אליו את כלל השירותים הרלוונטיים בהקשר הזה: הצטרפות מהירה לדף האוהדים של המותג, יצירת קשר בוואטסאפ, איתור מהיר של מספר הטלפון ליצירת קשר, השארת פרטים בטופס באתר, ועוד.
מאחר שלרוב אתרי תדמית מכילים מידע על בית עסק איתו מעוניין הגולש להתקשר, חשוב יהיה לכלול במסמך האפיון פרטים אודות ההקמה והעיצוב של דף האודות. דף האודות צריך לייצג את הפנים והרוח של בעל האתר, ולשקף את האישיות שלו.
תהליך אפיון של אתר חנות – דגשים חשובים
כאשר מדובר בכתיבה של אפיון לאתר חנות – המצב הוא כמובן שונה לחלוטין.
אפיון של אתר חנות צריך לכלול לא מעט מידע על המסע שיעבור הלקוח: כמה מוצרים צפויים להיות משולבים באתר? אתר שמכיל מוצר בודד למכירה אינו דומה לאתר שמכיל אלפי מוצרים.
מהן הדרכים שבאמצעותן יוכל הגולש לאתר מוצרים בחנות? חלק מן החנויות מאפשרות חיפוש חופשי, לצד פונקציות סינון, דפדוף ומעבר בין קטגוריות.
האם הגולשים מכירים את המוצרים הנמצאים באתר, או שבעל האתר מעוניין לחשוף אותם למוצרים חדשים?
אילו סוגי מבצעים ישולבו באתר? לפעמים בעל האתר ירצה להעניק את המוצר השני בחצי מחיר, ולעיתים ידרוש דווקא יישום של הנחה בשיעור זהה על כלל המוצרים באתר?
עם אילו שירותי סליקה יעבוד האתר? אילו פרטים ילקחו מן הלקוח טרם הרכישה? האם דף הסליקה יהיה חלק אינטגרלי מן האתר, מה שיחייב עמידה בתקנים מחמירים של חברות האשראי, או שהלקוח יופנה לדף סליקה חיצוני?
האם האתר יחובר לשירות משלוחים? אילו סוגי משלוחים יסופקו לקהל הלקוחות? האם מחיר המשלוח יקבע על פי המשקל של המוצרים או בדרך אחרת? האם המשלוחים יפעלו בכל הארץ או באזור גיאוגרפי מסוים?
עד כמה יהיה צורך בעריכה ועדכון של המוצרים השונים באתר? באיזו תדירות יהיה צורך להזין מוצרים חדשים למלאי?
איך יראה מסע הלקוח מרגע החשיפה למוצר ועד לרכישה? האם הלקוח ידרש לעבור תהליך הזדהות? האם בתהליך הזדהות כזה ישולבו שירותי צד ג'? במקרה שהלקוח יבצע הזדהות, אילו פרטים יוצגו לו בדף סטטוס ההזמנות שביצע?
כיצד תנוהל היררכית המוצרים באתר? האם יעשה שימוש בדף מוצר אחד עם מאפיינים שונים (למשל, פוף לתינוקות בצבעים כחול, אדום וורוד) או דף מוצר לכל סוג של פוף כזה (דף עבור פוף לתינוקות כחול, דף עבור פוף לתינוקות אדום וכו').
כפי שניתן להיווכח, ישנה חשיבות עצומה בתכנון מוקפד של מסע הלקוח באתר עוד טרם בחירה במערכת ניהול התוכן של האתר ומימוש החנות על גביה.
תהליך אפיון נכון, שיקח בחשבון את כלל ההיבטים הפיננסיים, הלוגיסטיים, ואלו הקשורים בחווית המשתמש, הוא בקרת מפתח שתפקידה להבטיח שביעות רצון מיטבית של כלל הגורמים המעורבים בהקמה ובשימוש באתר.
